Kuinka kalustonhallintaohjelmisto voi parantaa tuottavuutta

Huonosti toimiva kalustonhallinta on suuri ongelma rakennusalalla. Se syö työntekijöiden työaikaa ja kasvattaa työmaiden kustannuksia.

Rakennusyhtiöt käyttävät keskimäärin 90 tuntia kuukaudessa kaluston etsimiseen työmailta. Tällä työkalujen etsimiseen hukatulla ajalla voi olla merkittävä vaikutus toiminnan tehokkuuteen ja viime kädessä yrityksen tuottoihin.

Vaikka asian ratkaisemiseksi on olemassa useita lähestymistapoja, kalustonhallintaohjelmalla ongelma saadaan poistettua tehokkaimmin. Tässä blogissa tarkastelemme, miten digitaalinen järjestelmä voi sekä lisätä tuottavuutta että vähentää kustannuksia.

Huolimatta siitä, miten edistyksellisiä rakennusalalla ollaan rakennusmateriaalien, suunnittelun ja menetelmien suhteen, McKinsey Global Institute -tutkimuslaitoksen Industry Digitisation -indeksin mukaan rakennussektorilla on hyödynnetty digitalisointia toiseksi vähiten kaikista aloista. Tämä tarkoittaa, että hyvin monet rakennusyritykset käyttävät vielä kynää ja paperia tai yksinkertaisia laskentataulukoita kalustonsa seuraamiseen.

Vaikka pienemmissä yrityksissä tämä saattaa toimia, manuaalisissa järjestelmissä tiedot eivät pysy ajan tasalla yrityksen (ja kaluston määrän) kasvaessa. Tämä johtuu siitä, että tällaisessa järjestelmässä kaluston hallinnan seuranta ei ole läpinäkyvää. Manuaalisessa kalustonhallinnassa on mahdoton tietää, missä mikäkin laite kulloinkin on. Työkalut katoavat helposti näköpiiristä niiden siirtyessä päivittäin työntekijältä ja työmaalta toiselle.

Yleensä manuaalisessa järjestelmässä kaluston hallinta kasautuu helposti yhden henkilön harteille. Hänen poissa ollessaan (sairastumisen tai loman takia), koko järjestelmä voi kaatua, koska muilla työntekijöillä ei ole mitään tietoa, mistä laitteet löytyvät.

Hallinnollisten tehtävien hoitaminen kalustonhallinnassa voi olla erittäin aikaa vievää. Kun työkalut sijaitsevat eri työmailla ja varastoissa ja kun niitä käyttävät eri työntekijät, manuaalisen järjestelmän käyttö tällaisen monimutkaisen ekosysteemin hallitsemiseksi vaatii aina paljon aikaa ja vaivaa.

Manuaalisessa järjestelmässä koko hallinnollisen työn joutuu hoitamaan yksi henkilö. Tämä tarkoittaa laskentataulukoiden täyttämistä ja päivittämistä, asiakirjojen tarkastamista ja seurantaa, säännöstenmukaisuuden päivittämistä ja tarkastusten järjestämistä (sekä monia muita tehtäviä). Kaikki tämä vie satoja tunteja työntekijöiden aikaa pois tuottavammasta työstä.

Sen lisäksi, että hallintotyö sitoo toimiston henkilökuntaa, rakennustyöntekijöillä kuluu arvokasta aikaa työkalujen etsimiseen, kun kalustonhallinta hoidetaan manuaalisesti. Jos työmaalla tarvitaan 

Digitaalisen järjestelmän avulla kaluston hallinta niin työmaalla kuin toimistolla on paljon tehokkaampaa kaikkien osapuolten kannalta. Hallintotyössä toimivien ei enää tarvitse täyttää Excel-taulukoita tai tarkastaa asiakirjoja, sillä ne päivittyvät kaikki ohjelmistossa. Digitaalisessa kalustonhallintajärjestelmässä työkalujen sijainnin selvittäminen sujuu muutamassa minuutissa aiempaan useampaan tuntiin verrattuna. Näin työntekijät saavat tarvittavat työkalut käyttöönsä mahdollisimman nopeasti.  

Sen lisäksi, että menetetään arvokasta aikaa, manuaalinen kalustonhallinta voi myös johtaa kalliisiin virheisiin. Jos työterveys- ja työturvallisuusakreditointi tai tarkastus jää väliin (kuten voi helposti tapahtua manuaalisessa järjestelmässä), siitä voi seurata huomattavat sakot, jotka olisi voitu helposti välttää tehokkaamman järjestelmän avulla.  

Kun kalustonhallintajärjestelmä asennetaan, valitsemasi toimittaja auttaa lataamaan kaikki kalustonhallintaan liittyvät tehtävät järjestelmään. Siihen kuuluvat: 

• Työterveys- ja työturvallisuussertifioinnit
• Työntekijöiden todistukset ja koulutussuunnitelmat
• Ajoneuvoverojen eräpäivät
• Alan liittojen jäsenyyksiin liittyvät tiedot
• Vuokratun laitteiston palautuspäivät
• Työmaiden kustannusten jakautuminen

Kaikille näille tiedoille määritetään vastaavat päivämäärät, jotka muistuttavat tehtävien hoitamisesta. Näin varmistetaan, että tarkastukset ja määräajat eivät jää huomaamatta. Tämä vähentää hallinnolliseen työhön kuluvaa aikaa ja hukattuja työtunteja varmistaen kuitenkin asianmukaisten säädösten noudattamisen.

Digitaalinen kalustonhallintaohjelma auttaa alentamaan kustannuksia ja parantamaan tuottavuutta vähentämällä hukattuja työtunteja ja lisäämällä nopeutta, jolla työntekijät löytävät ja pääsevät käyttämään työkaluja. Investoimalla digitaaliseen kalustonhallintajärjestelmään voit säästää aikaa ja rahaa, ja sitä kautta alentaa kustannuksia ja parantaa kannattavuutta. 

Lataa ilmainen Tuottavuuden parantaminen -oppaamme, joka auttaa sinua optimoimaan työkalusi tehokkaan kalustonhallinnan avulla, ja parantamaan näin työmaittesi tuottavuutta.