Taulukot aiheuttavat rakennusteollisuudelle säännöstenmukaisuuteen liittyviä ongelmia

spreadsheets behind non compliance problems

Vuoden 2016 KMPG Construction Technology -raportin mukaan vain maataloudessa on otettu rakennusalaa hitaammin käyttöön uutta teknologiaa. Siispä ei ole yllätys, että 69% rakennusyhtiöistä myöntää olevansa jälkijunassa uuden teknologian hyödyntämisessä. Uusien järjestelmien käyttöönoton sijaan monet rakennusalan yritykset ovat jumittuneet perinteiseen tapaansa luoda ja täyttää käsin excel-taulukoita, joiden avulla ne hallitsevat työmaan turvallisuuteen liittyviä tekijöitä. Siitä johtuvat monet säännöstenmukaisuuteen liittyvät ongelmat, jotka voitaisiin helposti välttää. Taulukoihin liittyvien ongelmien vuoksi yritysten tuottavuus kärsii, mutta siitä huolimatta monissa rakennusalan yrityksissä käytetään yhä taulukoita.  

Miksi rakennusalalla käytetään taulukoita?

Taulukoita käytetään rakennusalalla yleisesti niin työmaan kustannusten ja edistymisen hallintaan kuin työkalujen ja laitteistojen seurantaankin. Taulukkolaskentaohjelmat ovat monille tuttuja työkaluja, joten teoriassa niitä pystyy käyttämään kuka tahansa. Tärkeintä on kuitenkin se, että niiden käyttö on ilmaista. 

Monen rakennusyhtiöt tyytyvät taulukoiden käyttöön niiden helppouden vuoksi. Koska taulukoita on käytetty niin kauan, voi olla vaikea ymmärtää, että toimintaa voisi tehostaa uusien järjestelmien avulla. Syynä voi olla se, etteivät yritykset tiedä vaihtoehtoisista järjestelmistä tai ne ovat huolissaan uusien järjestelmien ongelmista, kuten niiden käyttöönottoon liittyvistä kuluista.

Se voi tuntua ajan, rahan ja resurssien tuhlaukselta sellaiseen, mikä voidaan toteuttaa helpommin ja ilmaiseksi. Sen vuoksi monet rakennusyhtiöt eivät näe tarvetta vaihtaa nykyistä kalustonhallintajärjestelmäänsä. Ne eivät kuitenkaan yleensä ole tietoisia ongelmista, joita vanhentuneet järjestelmät voivat aiheuttaa.  

Miksi taulukot aiheuttavat rakennusyhtiöille säännöstenmukaisuuteen liittyviä ongelmia?

Työvälineitä koskevien säännöksien mukaan koneita ja työkaluja koskevien tietojen on oltava hyväksyttävällä tasolla ja ne on pidettävä ajan tasalla. Yrityksen kasvaessa kasvaa myös excel-taulukoiden koko ja laajuus. Pienet taulukot ovat melko helppoja hallita, mutta mitä suuremmiksi ne kasvavat, sitä todennäköisemmin ne aiheuttavat sekaannuksia ja virheitä. Koska taulukoiden toiminta riippuu niihin syötetyistä tiedoista, etenkin ihmisten tekemien virheiden todennäköisyys on korkea. 55% taulukoiden käyttäjistä huomaa vain harvoin virheitä käyttämissään taulukoissa. Tällaiset virheet voivat usein johtaa epätarkkuuteen raporteissa ja tarkastuksissa, jolloin yritys voi joutua vastuuseen vanhentuneista taulukoista johtuvista vahingoista.

Lähes 90% suurista excel-taulukoista sisältää virheitä, joten väärän tai vanhentuneen tiedon todennäköisyys on korkea. Taulukoiden käyttö on siis paitsi tehotonta myös vaarallista. Taulukkoon voidaan tallentaa työkalujen sertifiointipäivämäärien kaltaisia tietoja, mutta se ei pysty varoittamaan sertifiointien uusimisen tarpeesta. Taulukkoon ei voida myöskään tallentaa muutoshistoriaa, joten kun siihen lisätään uutta tietoa, vanhat katoavat samalla. Sen vuoksi yritykset eivät voi oikeusjuttujen tai tutkimusten yhteydessä tarkistaa muutostietoja tai toimittaa niitä pyydettäessä. Tästä voi koitua yritykselle monia ongelmia, kuten sakkoja (koska työkaluja ei ole sertifioitu), työntekijöiden loukkaantumisia sekä kadonneiden ja varastettujen työkalujen rekisteröimättä jäämistä.

Mitä seurauksia työkalujen säännöstenvastaisuudella on?

Työkalujen säännöstenvastaisuuden seuraukset voidaan jaotella seuraavasti:

  1. Vahingot ja tapaturmat

    Vahinkoja sattuu aina, eikä niitä voida täysin välttää. Säännöstenvastaisten työkalujen käyttö kuitenkin lisää niiden todennäköisyyttä. Se voidaan välttää helposti huolehtimalla työkalujen huolloista ja pitämällä niiden tiedot ajan tasalla. Pitkäkestoinen käsiin kohdistuva tärinä ja pölylle altistuminen ovat yleisimpiä vammojen aiheuttajia rakennustyömailla, joten alalla toimivien yritysten on pyrittävä aktiivisesti estämään niitä. Se voidaan tehdä varmistamalla, että työkalut ovat säännösten mukaisia.

  2. Kustannukset

    Säännöstenvastaiset työkalut ovat kalliita. Jos työkaluun tulee ongelmia aiheuttava toimintahäiriö eikä sitä ole tarkastettu säännösten mukaisesti, yrityksesi on siitä vastuussa ja vahingot ovat siten yrityksesi syytä. Vahingot tulevat myös kalliiksi: kuluja kertyy muun muassa korvaavien työntekijöiden etsimisestä, asianajokuluista ja loukkaantuneen työntekijän sairausajan palkasta.

  3. Maine

    Säännöstenvastaiset työkalut joiden käytöstä aiheutuu onnettomuuksia, voivat vahingoittaa yrityksesi mainetta, sillä se osoittaa välinpitämättömyyttä työntekijöiden hyvinvointia kohtaan. Lisäksi asianmukaisesti huollettujen, sertifioitujen ja jäljitettävien työkalujen puute voi johtaa työmaan sulkemiseen vaaraa aiheuttavan toiminnan vuoksi, mistä olisi suurta haittaa mille tahansa rakennusyhtiölle.

Rakennusteollisuus tulee jälkijunassa teknologian hyödyntämisessä, millä on lukuisia helposti vältettävissä olevia seurauksia. Taulukkoja voidaan käyttää tietyissä asioissa, mutta kehittyneemmät järjestelmät ovat syrjäyttämässä ne. Ottamalla käyttöön täysin automaattisen kalustonhallintajärjestelmän yrityksesi voi välttää kalliita virheitä, vahinkoja sekä työkalujen katoamisia ja varkauksia. Samalla se pystyy modernisoimaan toimintaansa alalla, joka uhkaa jäädä kehityksestä jälkeen. 

Turvallisuuden varmistamiseksi on huolehdittava siitä, että tuottavuus pysyy mahdollisimman hyvänä, minkä vuoksi olemme laatineet ilmaisen oppaan työmaan tuottavuuden parantamiseen. 

 

Jaa