3 syytä huonoon varastonhallintaan

Huono työkaluvarastojen hallinta voi koskea kaikkia rakennusalan yrityksiä - itsenäisistä yrittäjistä suurimpiin monikansallisiin yrityksiin. Ilman asianmukaisia järjestelmiä yritysten on usein erittäin vaikeaa seurata tarkasti, mitä työkaluja niillä on, missä työkalut sijaitsevat ja missä kunnossa ne ovat. Huono varastonhallinta on kuitenkin paljon muutakin kuin epätarkkaa varastojen hallintaa ja väärään paikkaan sijoitettuja työkaluja. Sillä voi olla erittäin suuri vaikutus rakennustyömaan tuottavuuteen, ja se maksaa sekä aikaa että rahaa. Ajan myötä tämä voi olla vakava este yrityksen kannattavuus- ja kasvumahdollisuuksille. Huono varastojen hallinta on yleinen ongelma erityisesti yrityksissä, jotka ovat kasvaneet nopeasti ja jotka ovat riippuvaisia vanhoista järjestelmistä.

Seuraavassa luettelemme huonon varastohallinnan 3yleisintä syytä:

Toimintansa alussa useimmat pienet yritykset suorittavat varastokirjaukset ja inventaariot manuaalisesti. Vaikka tämä on loogista (ja mikä tärkeintä - edullista) yrityksen alkutaipaleella, järjestelmä voi nopeasti vanhentua, kun yritys kasvaa. Valitettavasti tämä tarkoittaa usein sitä, että varastoon kirjatut työkalut ja todellinen varastotilanne eivät vastaa toisiaan. Manuaalisessa varastonseurannassa erityisen ongelmallista on se, että varasto on laskettava ja kirjattava fyysisesti. Tämä vie ensinnäkin paljon aikaa - erityisesti, jos varastot ovat hajallaan eri työmailla. Jos kirjaamista ei tehdä säännöllisesti, on helppo olettaa, että työkalu on vielä hyllyssä, vaikka se on jo otettu varastosta. Tämä voi aiheuttaa ongelmia, kun työntekijät tarvitsevat työkaluja, joita ei olekaan varastossa, ja yritysten on vuokrattava laitteita paikatakseen huonon varastonhallinnan puutteita.

Manuaalinen inventointi on yleensä liian riippuvainen muutamasta henkilöstä, ja jos nämä eivät ole paikan päällä (lomien tai sairauden vuoksi), muut eivät todennäköisesti tiedä, mitä työkaluja on varastossa ja missä. Ilman automaattista järjestelmää varastossa on helposti liikaa työkaluja ja muuta materiaalia, jolloin pääomaa sitoutuu laitteisiin ja tarvikkeisiin, joita ei tarvita. Manuaalinen inventointi tekee myös vaikeaksi seurata laitteiden kuntoa, sillä työntekijät eivät aina raportoi rikkoutumisista tai ongelmista palauttaessaan työkaluja. Tämä voi aiheuttaa lukuisia ongelmia työmaalla, jos työntekijöillä on työkalut, jotka eivät ole sovellu tehtävään työhön. Nämä ongelmat aiheutuvat kaikki inhimillisistä virheistä, sillä manuaaliset järjestelmät tuovat usein tullessaan aika- ja tuottavuusongelmia.  

Manuaalisten järjestelmien lisäksi monet pienet ja keskisuuret yritykset hallinnoivat kalustoaan laskentataulukkojen avulla. Laskentataulukot voivat toimia hyvin pienessä yrityksessä, mutta toiminnan ja varastovolyymien kasvaessa ne voivat aiheuttaa merkittäviä ongelmia. Eräässä laskentataulukkojen virheistä tehdyssä tutkimuksessa löytyi yhteensä 117 virhettä pelkästään 15 työkirjassa. Työkaluvalikoiman laajetessa laskentataulukot muuttuvat yhä tehottomammiksi, ja silloin virheelliset varastomäärät ja väärin sijoitetut tuotteet voivat tulla yritykselle kalliiksi. Laskentataulukkojen kohdalla ongelmana on erityisesti niiden päivitettävyys. Varastotietojen manuaalinen syöttö on aikaa vievää (ja totta puhuen ikävää työtä), ja taulukkojen päivittäminen jää usein tekemättä. Tästä johtuen taulukkojen tiedot vanhenevat ja listalla on tuotteita, joita yritys ei enää omista tai niiltä puuttuu hiljattain hankittuja työkaluja. Usein tämä tapahtuu silloin, kun laskentataulukkoa ylläpitävä henkilö ei päivitä varastosta poistuvien tai siihen lisättyjen työkalujen tietoja. Laskentataulukot eivät myöskään ole reaktiivisia, eikä työkalujen varastokierron seuraamiseen ole olemassa mitään tehokasta tapaa.

Exceliä ei ole varustettu päivittäisten rakennustöiden todellisuuteen. Työntekijät hakevat työkaluja kaikessa kiireessä, työkalut palautetaan myöhässä, eikä niiden käyttöönottoa kirjata mihinkään. On sanomattakin selvää, että näillä ongelmilla on valtava vaikutus yrityksen työkalukantaan, ja sen todennäköisenä sivuvaikutuksena on ylivarasto Excel-laskentataulukkojen käyttämisen johdosta. Jos yrityksen varastotiedot ovat vanhentuneita, et voi koskaan nähdä, missä työkalut kulloinkin sijaitsevat. Tämä voi aiheuttaa valtavia ongelmia, kun työkaluja on kadonnut tai ne on sijoitettu väärään paikkaan, kun niitä on huollettava ja kun on huolehdittava, että työntekijöillä on käytössään oikeat työkalut.  

Niin manuaalisten kuin excel-pohjaisten varastonhallintajärjestelmien kohdalla kaukana sijaitsevat laitteet voivat aiheuttaa ongelmia. Kun työmaita on paljon, kaluston seuranta on moninverroin työläämpää. Koska työkalut liikkuvat eri työmaiden ja henkilöiden välillä, on mahdoton tietää, onko laite käytössä, varastossa toisella työmaalla, rikkoutunut tai kadonnut. Tämä johtuu usein selkeän tiedon puutteesta eri työmailla. Kun järjestelmää hallinnoidaan keskitetysti manuaalisilla tai laskentataulukolla toimivilla järjestelmillä, työmaiden välinen viestintä voi olla hyvin vaikeaa. Vaikka tämä on turhauttavaa, se on täysin ymmärrettävää päivittäisen työn kannalta. On käytännössä mahdotonta pyytää työntekijöitä kirjaamaan ylös jokainen heidän ottamansa työkalu ja päivittämään kaluston tilaa joka hetkellä.

Kaukana sijaitsevalla kalustolla voi olla monia vaikutuksia varastonhallintaan. Ilman selkeää tietoa varastossa olevasta kalustosta, liikavarastot tai varaston puutteet ovat erittäin todennäköisiä, jolloin työntekijöillä on usein käytössään vääränlaisia työkaluja. Tämä voi johtaa työnseisauksiin ja lisäkustannuksiin työmailla ja aiheuttaa ylimääräistä stressiä hankintatiimeille, esimiehille ja työntekijöille. Yritysten on äärimmäisen helppoa kasvaa ulos varastojen manuaalisesta ja taulukoilla ylläpidettävästä järjestelmästä - varsinkin jos liiketoiminta on kasvanut nopeasti. Näihin järjestelmiin liittyvät erilaiset ongelmat voivat vaikeutua ajan myötä, eivätkä monet yritykset ehkä ymmärrä, kuinka tehottomia järjestelmät ovat. Tehokas varastonhallinta auttaa poistamaan nämä ongelmat. Selkeiden ja ajantasaisten tietojen ansiosta voit merkittävästi parantaa yrityksesi tuottavuutta.

Saadaksesi lisää ohjeita siitä, miten kalustonhallinta voi lisätä työkalujesi tehokkuutta, lataa ilmainen Tuottavuuden parantaminen -oppaamme Varastonhallintaa koskevien tärkeiden tietojen lisäksi saat monia käytännön vinkkejä, joiden avulla voit parantaa työkalujesi ja työmaasi tuottavuutta.