Onko sinulla varaa poiskirjata kadonneita työkaluja?

Työkalun kirjaus kuluihin tehdään, kun työkalun arvo on alentunut nollaan katoamisen, rikkoutumisen tai korjauskelvottomuuden seurauksena. Näin tapahtuu yleensä silloin, kun työkalu on vanhentunut, vaurioitunut korjauskelvottomaksi, varastettu tai kadonnut.  

Prosessissa työkalu poistetaan ensin varastokirjanpidosta ja sen jälkeen fyysisesti varastosta. Työkalujen romutusta varten yritysten on vietävä työkalut kierrätyspisteeseen, jotka usein ovat maksullisia. 

Prosessi voi olla pitkä ja kallis. Jos yrityksessäsi on paljon toistuvia poiskirjauksia, tämä voi olla merkki siitä, että varastonhallintaasi on syytä optimoida. Estääkseen tämän yritykset ostavat usein kaksoiskappaleita tai korvaavia työkaluja, koska työkaluja on mahdoton jäljittää. Tämä ei ole pelkästään lisää sinänsä jo kalliin prosessin kustannuksia vaan on myös erittäin tehotonta. Lisääntyneet kuluihin kirjaamiset johtavat suurempiin tappioihin, mikä puolestaan heikentää tuottavuutta.  

Siihen voi olla useita syitä. 
Muutamia esimerkkejä:

1) Ilkivalta  

Englantilaisen CIOB:n (The Chartered Institute of Building) tekemän tutkimuksen mukaan rakennusteollisuudelle aiheutuu arviolta yli 400 miljoonan punnan tappiot vuodessa ilkivallan ja varkauksien seurauksena; osaksi tämä johtuu siitä, että työkalut jätetään usein työmaalle ilman asianmukaista suojaa tai varastoidaan vartioimattomaan paikkaan. Kun työkalu varastetaan, se täytyy poistaa varastoluettelosta, sillä se ei kuulu enää käyttöomaisuuteen. 

2) Kadonneet työkalut 

Kun työkalu katoaa, se on poistettava varastokirjanpidosta, koska sitä ei voi enää seurata eikä sen löytymisestä ole mitään takeita. Tämä voi olla erittäin turhauttavaa työmaapäällikölle, jonka on vaikea tietää, onko työkalu kadonnut tai varastettu, jos kadonnutta työkalua ei voida paikantaa.  

3) Rikkoontuminen 

Työkalujen rikkoontumiset rakennusalalla ovat melko yleistä, eikä niitä voida aina välttää. Työkalujen rikkoontuminen ja vauriot ovat kuitenkin yleensä seurausta virheellisestä huollosta ja työkalujen huonosta ylläpidosta. Jos työkalu varastoidaan väärin tai sen käyttöön ei anneta asianmukaista opastusta, riski työkalun vaurioitumiseen korjauskelvottomaksi kasvaa ja se voidaan joutua poiskirjaamaan. 

4) Vanhentunut teknologia  

Teknologian kehittyessä ikääntyneiden työkalujen ominaisuudet menettävät tehonsa tai ne eivät vastaa nykypäivän vaatimuksia. Tällaiset työkalut on poistettava varastokirjanpidosta, sillä ne voivat olla vaarallisia ja niiden riski vaurioitua käytön aikana on suurempi. Kun työkalut poiskirjataan (mistä tahansa syystä), seurauksena on tuottavuuden lasku. Heikentynyt tuottavuus vahingoittaa yritystäsi lisääntyneiden kustannusten ja työntekijöiden heikentyneen työmoraalin seurauksena. 

Työkalujen kuluihin kirjaamiseen liittyy monia kustannuksia, alkaen itse prosessista tuottavuuden heikkenemiseen. Seuraavassa vain muutama esimerkki työkalun poiskirjauksen aiheuttamista kustannuksista: 

- Työkalun poiskirjaus tarkoittaa, ettei sitä voida enää käyttää. Mitä enemmän työkaluja tulee käyttökelvottomiksi, sitä enemmän niiden tilalle on hankittava uusia, korvaavia laitteita. Näillä korvaavilla työkaluilla on usein hankintahinta, joiden kohdalla poiskirjaus synnyttää panoskustannuksen.  

- Mitä enemmän työkaluja on vaihdettavana, sitä enemmän panoskustannuksia on lisättävä. Jos työmaalta esimerkiksi häviää yksi työkalu joka kuukausi, se tuottaa aina hankintaan liittyvän kustannuksen.  

Nämä kustannukset voivat olla välittömiä, eli itse työkalun kustannuksia, ja välillisiä. Jälkimmäisen kohdalla tarkoitetaan aikaa, joka kuluu korvaavien työkalujen etsintään ja vertaamiseen, tarjousten hankintaan, uusien työkalujen ostamiseen sekä aikaa, joka kuluu varatyökalun saamiseen työmaalle. Nämä kustannukset laskevat usein eri projektien katteita ja voivat johtaa liiketappioon. 

- Kuluihin kirjaamisen kustannukset ja kirjanpitohenkilöstön palkkamenot voivat olla erittäin korkeat. Kustannukset ovat sitä korkeammat, mitä enemmän poiskirjaamisia tehdään. Tämän lisäksi lisäkustannuksia syntyy sähkölaitteiden romutusmaksuista ja kustannuksista, joita aiheutuu työntekijän siirtäessä työkaluja varastosta kierrätyspisteeseen. 

- Jos poiskirjattavia tuotteita on paljon, tämä voi olla haitallista myös muiden syiden kuin niiden kirjauskustannusten vuoksi. Suuren laitemäärän poiskirjaus ei ole vain äärimmäisen tuottamatonta, vaan se voi ääritapauksissa tuoda syytteet kirjanpitorikoksesta, jos tiedot on kirjattu väärin.

Onneksi on useita tapoja, joilla kuluihin kirjattavien työkalujen määrää voidaan vähentää. Ne on helppo toteuttaa ja niiden avulla voidaan parantaa yleistä tuottavuutta. 

Niitä ovat:

1)  Turvallisuuden parantaminen 

Estä työkalujen katoamiset tai varkaudet varmistamalla, että työkalut varastoidaan turvallisesti ja vastuullistamalla työntekijät. Työkaluja häviää usein, koska niitä pidetään kulutustavarana ja jätetään makaamaan työmaalle, sillä kukaan ei koe olevansa niistä vastuussa. Turvallisuuden varmistamiseksi olisi hyvä asentaa hälytysjärjestelmä ja lukot. Suositeltavaa kuitenkin on hankkia kalustonhallintajärjestelmä, johon sisältyy kaluston seuranta. Näin tiedät tarkalleen, missä työkalut ovat ja kuka niitä käyttää.

2) Vastuullisuuden parantaminen 

Varmista, että työntekijät huolehtivat käyttämistään laitteista niin, ettei työkaluja käytetä väärin tai jätetä väärään paikkaan. Tämä voitaisiin toteuttaa koulutuksen avulla tai käyttämällä kalustonhallintajärjestelmää, jolloin työntekijät olisivat vastuussa käyttämistään työkaluista ja niiden vaurioitumisen riski pienenisi. 

3) Teknologian parantaminen

Varmista, että työntekijöillä on oikeat työkalut tehtävään työhön, jolloin estetään työkalujen rikkoutuminen väärän käytön johdosta. Voit tehdä tämän varmistamalla, että varastossasi ei ole turhia käyttämättömiä ja vanhoja työkaluja ja vaihtamalla ne uusimman turvateknologian työkaluihin. 

4) Karsi työkaluvarastoasi 

Pitääksesi kaikkien työkalujesi käyttöasteen korkeana, pyri optimoimaan työkaluvarastosi investoimalla työkaluihin, joita käytetään ja huolletaan tehokkaasti.  

Tosiasia on, että työkalujen kuluhin kirjaamista ei voi tehdä jatkuvasti - se on kallista, aikaa vievää ja voi vahingoittaa yrityksesi mainetta. Tämä voidaan kuitenkin estää parantamalla kaluston hallintaa ja ylläpitoa. Työkalujen seurannalla varmistat niiden turvallisuuden ja soveltuvuuden kyseiseen työhön, ja tällä tavoin voit vähentää poiskirjattavien työkalujen määrää. Tällä voi olla suora, positiivinen vaikutus rakennustyömaan yleiseen tuottavuuteen ja se vähentää merkittävästi kustannuksia. Saadaksesi lisätietoja siitä, miten tuottavuutta voidaan parantaa eri työmailla, lataa ilmainen Tuottavuuden parantaminen -oppaamme. Se sisältää kaiken tarvittavan tiedon rakentamisen tuottavuudesta sen määrittelemisestä aina työkalunhallinnan optimointiin ja strategioiden toteuttamiseen tuottavuuden parantamiseksi koko yrityksessäsi.